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Tipps und Tricks für IBM Connections Cloud Nutzer!
Senden Sie Ihre IBM Connections Cloud Fragen an: info@netwerk.de oder hinterlassen Sie diese als Kommentar.
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Wenn sie Gäste in IBM Connections Cloud einladen, gilt es, ein paar Kleinigkeiten zu beachten, um den Onboarding-Prozess so einfach wie möglich für alle Beteiligten zu gestalten. Wir haben diese in Form einer Checkliste für Sie zusammengefasst:
Nun kann es zu folgenden Situationen kommen:
Weitere Tipps im Umgang mit Gästen in der IBM Connections Cloud:
Sie möchten Transparenz verschaffen? Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu den für ihn relevanten Informationen hat und sich darüber hinaus informieren kann?
Tipp: Nehmen Sie sich ein Beispiel an der Hamm Reno Group. Das Unternehmen hat Social Business im Unternehmen eingeführt vor etwa 3 Jahren und hat IBM Connections im Einsatz. Der Geschäftsführer Jens Rauschen berichtet:
Der Versammlungstermin hat sich verschoben und Sie möchten Ihr Team schnell darüber informieren?
Tipp: Sie können in der IBM Connections Cloud schnell und einfach Mails an die gesamte Community senden. Wechseln Sie dazu in die Community, klicken sie auf ‚Community-Aktionen‘ und dort auf ‚E-Mail an Community‘. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in der Sie Ihre Nachricht erfassen und sofort abschicken können. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit auszuwählen, ob ‚Eigentümer und Mitglieder‘ oder ‚Nur Eigentümer‘ die Mail bekommen sollen (Eigentümer = Admins).
Sie kennen es sicherlich aus Facebook, die Funktion Link speichern. Diese Funktion gibt es auch in der IBM Connections Cloud. Sie können Beiträge, Aktivitäten – alles was Sie in den Statusaktualisierungen sehen speichern. Zum Beispiel wenn ein Kollege den Monatsbericht hochgeladen hat, den Sie später brauchen aber gerade keine Zeit dafür haben, dann können Sie diese Aktivität mit nur einem Klick speichern und müssen später nicht mehr danach suchen. Mit nur einem Klick auf ’speichern‘ können Sie die gewünschte Aktivität speichert.
Unter ‚Homepage‘ können Sie sich später die gespeicherten Aktivitäten ansehen.
Sie haben eine Community gestartet und haben standardmäßig die Anwendung Forum. Diesen möchten sie zu Beginn aber nicht benutzen.?
Tipp: Blenden Sie die Anwendungen, die Sie gerade nicht haben wollten, aber später eventuell brauchen könnten, schnell und einfach aus. Das Ausblenden ist auch dann sinnvoll, wenn Sie das Forum bereits genutzt haben, es aber kurzfristig ausblenden möchten. Denn wenn Sie die Anwendung löschen, statt auszublenden, dann sind auch ihre Forenbeiträge gelöscht.
Um eine Anwendung auszublenden, müssen Sie in der Übersicht auf das Icon (links, mit drei parallelen Strichen) der auszublendenden Anwendung klicken und ‚Ausblenden‘ wählen. Anschließend werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie die Anwendung tatsächlich ausblenden möchten. Bestätigen Sie, indem Sie ‚Ausblenden‘ wählen.
PS: Sie können ausgeblendete Anwendung bei ‚Community-Aktionen‘ > ‚Anwendung hinzufügen‘ wieder einblenden.
Standardmäßig ist die Startanwendung jeder Community die ‚Übersicht‘. Diese Anwendung lässt sich aber schnell und einfach anpassen.
Tipp: Setzen Sie ‚Statusaktualisierungen‘ als Startanwendung. Dieser gleiche dem Facebook Aktivitätenstream und zeigt die letzten Aktivitäten an, wie zum Beispiel Kommentare, letzte Beiträge, Dateien die hochgeladen worden sind, …
Um die Startanwendung ihrer Community zu ändern müssen Sie auf ‚Community-Aktionen‘ > ‚Community bearbeiten‘.
Bei ‚Startseite‘ können Sie nun die gewünschte Anwendung auswählen und speichern.
Sie haben die Aufgabe, das nächste Meeting vorzubereiten und zu planen? Dazu benötigen Sie die Unterstützung ihrer Kollegen und müssen allen einzelne Mails verschicken, bekommen antworten und tun sich schwer den Überblick zu behalten?
Tipp: Starten Sie eine neue Aktivität und weisen Sie ihren Kollegen direkt in der Aktivität ihre Aufgabe zu.
Hat ein Kollege eine Frage, so kann er ein Kommentar erstellen.
Ist er fertig mir seiner Aufgabe, so kann er sein Ergebnis direkt in seiner Aufgabe verkünden und alle anderen Kollegen können es sehen (wenn nötig).
Hat er eine Datei zu seinem Ergebnis, so kann er diesen direkt in seine Aufgabe hochladen. Sie sparen eine Menge Mails und somit sehr viel Zeit.
Ist eine Aufgabe dringend zu erledigen, so können Sie die Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen.
Gibt es Informationen, die nicht alle sehen sollen, so können Sie einzelne Einträge als privat markieren.
Gibt es Aufgaben, die von beliebigen Personen erledigt werden können, so haben Sie die Möglichkeit die Aufgabe an ‚beliebige Personen‘ zuzuweisen, d. h. ein geteilte Aufgabe.
Sie sind Admin und möchten wissen, wie oft ihre Community besucht wird oder welche Anwendung am attraktivsten ist? Diese und viele weiteren Kennzahlen können Sie ganz leicht ermitteln. hierzu müssen Sie ‚Administrator‘ > ‚Unternehmen verwalten‘ und dort bei den ‚Systemeinstellungen‘ auf ‚Kennzahlen‚. Nun können Sie eine Menge Informationen zu Ihrer Community ermitteln. Hier ist eine ausführliche Liste der Funktionen:
Sie möchten wissen, welches Mineralwasser Ihre Mitarbeiter am liebsten trinken, um zu vermeiden, dass zum Beispiel die Sorte rot immer übrig bleibt?
Tipp: Erstellen Sie in ihrer IBM Connections Cloud Community eine Umfrage und holen Sie die Meinung ihrer Kollegen ein. So wissen Sie bei der nächsten Bestellung, von welcher Sorte Sie mehr und von welcher weniger bestellen sollten.
Um das Ganze visuell darstellen zu können, können Sie die Anwendung ‚Eingebundene Umfrage‘ in ihre Community hinzufügen. Nachdem Sie der Anwendung die gewünschte Umfrage zugeweisen haben, sehen Sie das aktuelle Ergebnis als Kreis- bzw. Tortendiagramm dargestellt.
Zur Erstellung eigener Umfragen, müssen Sie in der Community zunächst die App Umfrage aktivieren. Danach wählen Sie in der linken Navigationsleiste „Umfragen“ aus.
Wenn Sie mit dem Einfügen ihrer Fragen fertig sind, können Sie die Umfrage Speichern und Starten.
Sie haben die IBM Connections Cloud im Einsatz und suchen nach Personalisierungs-Möglichkeiten?
Tipp: Sie können in einer Community, in die Community-Beschreibung Bilder aus dem Internet importieren. Zum Beispiel Ihr Firmenlogo, oder eine schöne Headergrafik. Dazu müssen Sie in der Communuty-Beschreibung in das ‚Aktionen‘ Menü (Icon mit drei parallelen Linien rechts) und dort auf ‚Bearbeiten‘. Nun können Sie die Beschreibung ändern, aber auch eine Grafik hinzufügen, indem Sie auf ‚Grafik einfügen‘ klicken, die URL der Grafik angeben und mit OK bestätigen.