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Tipps und Tricks für IBM Connections Cloud Nutzer!
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Gäste in IBM Connections Cloud verwalten – eine Checkliste
Wenn sie Gäste in IBM Connections Cloud einladen, gilt es, ein paar Kleinigkeiten zu beachten, um den Onboarding-Prozess so einfach wie möglich für alle Beteiligten zu gestalten. Wir haben diese in Form einer Checkliste für Sie zusammengefasst:
- Klicken Sie – als registrierter, d.h. bezahlender Benutzer von IBM Connections Cloud, rechts oben auf Ihr Profilbild (Kontoeinstellungen für.. ) und wählen Sie dort den Eintrag „Gast einladen“.
- Im folgenden Dialog tragen Sie Vor- und Nachname des Gastes, die E-Mail Adresse, die gewünschte Sprache und wenn Sie mögen einen individuellen Einladungstext ein. Mit „Senden“ wird der neue Gast per E-Mail über Ihre Einladung informiert. Mit Klick auf den in der E-Mail enthaltenen Link kann ein individuelles Passwort vergeben werden und der neue Gast ist „an Bord“.
- Sie können den Fortschritt der Gästeeinladungen überwachen, indem Sie unter „Personen“ den Eintrag „Eigene Kontakte“ und dann „Einladungen“ wählen. Hier sehen Sie, welche Gasteinladungen Sie versendet haben, welche noch offen („anstehend“) sind und welche bereits angenommen wurden.
Achtung: Sie sehen hier nur Gäste, die Sie mit Ihrer eigenen Benutzer-ID eingeladen haben.
Best Practise Tipp: Je nach Geschäftsszenario, in dem Sie die Gäste-Einladungen nutzen kann es Sinn machen, diese von einer zentralen Stelle im Unternehmen versenden und verwalten zu lassen, um den Aufwand insgesamt zu minimieren. - Erteilen Sie die gewünschten Zugriffe, z.B. auf Communities, für Ihre Gäste.
Nun kann es zu folgenden Situationen kommen:
- Der Gast hat die Einladungs-E-Mail angenommen, erinnert sich aber nun nicht mehr an sein Passwort.
Für diesen Fall bitten Sie ihn, auf dem Anmeldebildschirm von IBM Connections Cloud ein neues Passwort anzufordern - Der Gast hat die Einladungs-E-Mail nicht bekommen oder nicht gesehen.
Auch hier kann mit Eingabe der E-Mail Adresse auf dem Anmeldebildschirm von IBM Connections Cloud ein neues Passwort angefordert werden. - Sie möchten einen Gast aus dem System löschen.
Dies erledigen Sie unter „Personen“ – „Eigene Kontakte“ – „Einladungen“ – „Angenommene Gast-Einladungen“. Klicken Sie auf den zu löschenden Kontakt und dann auf den Button „Entfernen“. - Sie möchten die E-Mail Adresse eines Gastes ändern.
Auch dies erledigen Sie unter „Personen“ – „Eigene Kontakte“ – „Einladungen“ – „Angenommene Gast-Einladungen“, indem Sie den Kontakt bearbeiten.
Weitere Tipps im Umgang mit Gästen in der IBM Connections Cloud:
- Fügen Sie Gäste, die Ihre Einladung angenommen haben, zu Ihrem Netzwerk hinzu. Damit können Sie z.B. die Berechtigungsvergabe in den Communities nicht nur über die E-Mail Adresse, sondern auch über den Benutzernamen erledigen. Und Zeit sparen…
IBM Connections bei Reno
Sie möchten Transparenz verschaffen? Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu den für ihn relevanten Informationen hat und sich darüber hinaus informieren kann?
Tipp: Nehmen Sie sich ein Beispiel an der Hamm Reno Group. Das Unternehmen hat Social Business im Unternehmen eingeführt vor etwa 3 Jahren und hat IBM Connections im Einsatz. Der Geschäftsführer Jens Rauschen berichtet:
Mail an die Community
Der Versammlungstermin hat sich verschoben und Sie möchten Ihr Team schnell darüber informieren?
Tipp: Sie können in der IBM Connections Cloud schnell und einfach Mails an die gesamte Community senden. Wechseln Sie dazu in die Community, klicken sie auf ‚Community-Aktionen‘ und dort auf ‚E-Mail an Community‘. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in der Sie Ihre Nachricht erfassen und sofort abschicken können. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit auszuwählen, ob ‚Eigentümer und Mitglieder‘ oder ‚Nur Eigentümer‘ die Mail bekommen sollen (Eigentümer = Admins).
Aktualisierungen speichern
Sie kennen es sicherlich aus Facebook, die Funktion Link speichern. Diese Funktion gibt es auch in der IBM Connections Cloud. Sie können Beiträge, Aktivitäten – alles was Sie in den Statusaktualisierungen sehen speichern. Zum Beispiel wenn ein Kollege den Monatsbericht hochgeladen hat, den Sie später brauchen aber gerade keine Zeit dafür haben, dann können Sie diese Aktivität mit nur einem Klick speichern und müssen später nicht mehr danach suchen. Mit nur einem Klick auf ’speichern‘ können Sie die gewünschte Aktivität speichert.
Unter ‚Homepage‘ können Sie sich später die gespeicherten Aktivitäten ansehen.
Anwendungen ein- und ausblenden
Sie haben eine Community gestartet und haben standardmäßig die Anwendung Forum. Diesen möchten sie zu Beginn aber nicht benutzen.?
Tipp: Blenden Sie die Anwendungen, die Sie gerade nicht haben wollten, aber später eventuell brauchen könnten, schnell und einfach aus. Das Ausblenden ist auch dann sinnvoll, wenn Sie das Forum bereits genutzt haben, es aber kurzfristig ausblenden möchten. Denn wenn Sie die Anwendung löschen, statt auszublenden, dann sind auch ihre Forenbeiträge gelöscht.
Um eine Anwendung auszublenden, müssen Sie in der Übersicht auf das Icon (links, mit drei parallelen Strichen) der auszublendenden Anwendung klicken und ‚Ausblenden‘ wählen. Anschließend werden Sie noch einmal gefragt, ob Sie die Anwendung tatsächlich ausblenden möchten. Bestätigen Sie, indem Sie ‚Ausblenden‘ wählen.
PS: Sie können ausgeblendete Anwendung bei ‚Community-Aktionen‘ > ‚Anwendung hinzufügen‘ wieder einblenden.
Startanwendung der Community anpassen
Standardmäßig ist die Startanwendung jeder Community die ‚Übersicht‘. Diese Anwendung lässt sich aber schnell und einfach anpassen.
Tipp: Setzen Sie ‚Statusaktualisierungen‘ als Startanwendung. Dieser gleiche dem Facebook Aktivitätenstream und zeigt die letzten Aktivitäten an, wie zum Beispiel Kommentare, letzte Beiträge, Dateien die hochgeladen worden sind, …
Um die Startanwendung ihrer Community zu ändern müssen Sie auf ‚Community-Aktionen‘ > ‚Community bearbeiten‘.
Bei ‚Startseite‘ können Sie nun die gewünschte Anwendung auswählen und speichern.
Aktivität starten und Aufgaben zuweisen
Sie haben die Aufgabe, das nächste Meeting vorzubereiten und zu planen? Dazu benötigen Sie die Unterstützung ihrer Kollegen und müssen allen einzelne Mails verschicken, bekommen antworten und tun sich schwer den Überblick zu behalten?
Tipp: Starten Sie eine neue Aktivität und weisen Sie ihren Kollegen direkt in der Aktivität ihre Aufgabe zu.
Hat ein Kollege eine Frage, so kann er ein Kommentar erstellen.
Ist er fertig mir seiner Aufgabe, so kann er sein Ergebnis direkt in seiner Aufgabe verkünden und alle anderen Kollegen können es sehen (wenn nötig).
Hat er eine Datei zu seinem Ergebnis, so kann er diesen direkt in seine Aufgabe hochladen. Sie sparen eine Menge Mails und somit sehr viel Zeit.
Ist eine Aufgabe dringend zu erledigen, so können Sie die Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen.
Gibt es Informationen, die nicht alle sehen sollen, so können Sie einzelne Einträge als privat markieren.
Gibt es Aufgaben, die von beliebigen Personen erledigt werden können, so haben Sie die Möglichkeit die Aufgabe an ‚beliebige Personen‘ zuzuweisen, d. h. ein geteilte Aufgabe.
Kennzahlen ermitteln: Wie oft wird ihre Community besucht, …?
Sie sind Admin und möchten wissen, wie oft ihre Community besucht wird oder welche Anwendung am attraktivsten ist? Diese und viele weiteren Kennzahlen können Sie ganz leicht ermitteln. hierzu müssen Sie ‚Administrator‘ > ‚Unternehmen verwalten‘ und dort bei den ‚Systemeinstellungen‘ auf ‚Kennzahlen‚. Nun können Sie eine Menge Informationen zu Ihrer Community ermitteln. Hier ist eine ausführliche Liste der Funktionen:
Aktivitäten
- Aktivste Aktivitäten
- Aktivste Anwendungen
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Aktivitäten
- Anzahl neuer Aktualisierungen
- Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird
Blogs
- Aktivste Anwendungen
- Aktivste Blogs
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Blogs
- Anzahl der neuen Eintragskommentare
- Anzahl der neuen Einträge
- Anzahl neuer Aktualisierungen
- Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird
Lesezeichen
- Aktivste Anwendungen
- Aktivste Lesezeichen
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Lesezeichen
- Anzahl neuer Aktualisierungen
Communitys
- Aktivste Anwendungen
- Aktivste Communitys
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Statusaktualisierungen
- Anzahl neuer Aktualisierungen
- Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird
Dateien
- Aktivste Anwendungen
- Aktivste Dateien
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen Personen, denen gefolgt wird
- Anzahl der eindeutigen Personen, die Dateien geteilt haben
- Anzahl der eindeutigen Personen, die Dateien heruntergeladen haben
- Anzahl der eindeutigen Personen, die ihr Profil aktualisiert haben
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der eindeutigen heruntergeladenen Dateien
- Anzahl der neuen Dateien
- Anzahl der neuen Statusaktualisierungen
- Anzahl neuer Aktualisierungen
- Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird
Foren
- Aktivste Anwendungen
- Aktivste Foren
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Foren
- Anzahl der neuen Forenantworten
- Anzahl der neuen Forenthemen
- Anzahl neuer Aktualisierungen
- Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird
Homepage
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
Ideen-Blog
- Aktivste Anwendungen
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Ideen
- Anzahl der neuen hochgestuften Ideen
- Anzahl neuer Aktualisierungen
Profile
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen Personen, denen gefolgt wird
- Anzahl der eindeutigen Personen, die ihr Profil aktualisiert haben
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Statusaktualisierungen
- Anzahl neuer Aktualisierungen
Wikis
- Aktivste Anwendungen
- Aktivste Wikis
- Anzahl der Besuche
- Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
- Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
- Anzahl der neuen Wiki-Seiten
- Anzahl der neuen Wikis
- Anzahl neuer Aktualisierungen
- Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird
Eingebundene Mitarbeiterumfrage
Sie möchten wissen, welches Mineralwasser Ihre Mitarbeiter am liebsten trinken, um zu vermeiden, dass zum Beispiel die Sorte rot immer übrig bleibt?
Tipp: Erstellen Sie in ihrer IBM Connections Cloud Community eine Umfrage und holen Sie die Meinung ihrer Kollegen ein. So wissen Sie bei der nächsten Bestellung, von welcher Sorte Sie mehr und von welcher weniger bestellen sollten.
Um das Ganze visuell darstellen zu können, können Sie die Anwendung ‚Eingebundene Umfrage‘ in ihre Community hinzufügen. Nachdem Sie der Anwendung die gewünschte Umfrage zugeweisen haben, sehen Sie das aktuelle Ergebnis als Kreis- bzw. Tortendiagramm dargestellt.
Zur Erstellung eigener Umfragen, müssen Sie in der Community zunächst die App Umfrage aktivieren. Danach wählen Sie in der linken Navigationsleiste „Umfragen“ aus.
- Sie werden nach dem Namen für ihre Umfrage gefragt.
- Über den Button ‚Frage hinzufügen‘ können Sie die von Ihnen gewünschte Frage einfügen.
- Dabei können Sie die Antwortarten wählen. Dies kann von einem Datum bis zu einem kleinen Text reichen.
Wenn Sie mit dem Einfügen ihrer Fragen fertig sind, können Sie die Umfrage Speichern und Starten.
IBM Connections Cloud personalisieren
Sie haben die IBM Connections Cloud im Einsatz und suchen nach Personalisierungs-Möglichkeiten?
Tipp: Sie können in einer Community, in die Community-Beschreibung Bilder aus dem Internet importieren. Zum Beispiel Ihr Firmenlogo, oder eine schöne Headergrafik. Dazu müssen Sie in der Communuty-Beschreibung in das ‚Aktionen‘ Menü (Icon mit drei parallelen Linien rechts) und dort auf ‚Bearbeiten‘. Nun können Sie die Beschreibung ändern, aber auch eine Grafik hinzufügen, indem Sie auf ‚Grafik einfügen‘ klicken, die URL der Grafik angeben und mit OK bestätigen. 
