Wenn sie Gäste in IBM Connections Cloud einladen, gilt es, ein paar Kleinigkeiten zu beachten, um den Onboarding-Prozess so einfach wie möglich für alle Beteiligten zu gestalten. Wir haben diese in Form einer Checkliste für Sie zusammengefasst:

  1. Klicken Sie – als registrierter, d.h. bezahlender Benutzer von IBM Connections Cloud, rechts oben auf Ihr Profilbild (Kontoeinstellungen für.. ) und wählen Sie dort den Eintrag „Gast einladen“.
  2. Im folgenden Dialog tragen Sie Vor- und Nachname des Gastes, die E-Mail Adresse, die gewünschte Sprache und wenn Sie mögen einen individuellen Einladungstext ein. Mit „Senden“ wird der neue Gast per E-Mail über Ihre Einladung informiert. Mit Klick auf den in der E-Mail enthaltenen Link kann ein individuelles Passwort vergeben werden und der neue Gast ist „an Bord“.
  3. Sie können den Fortschritt der Gästeeinladungen überwachen, indem Sie unter „Personen“ den Eintrag „Eigene Kontakte“ und dann „Einladungen“ wählen. Hier sehen Sie, welche Gasteinladungen Sie versendet haben, welche noch offen („anstehend“) sind und welche bereits angenommen wurden.
    Achtung: Sie sehen hier nur Gäste, die Sie mit Ihrer eigenen Benutzer-ID eingeladen haben.
    Best Practise Tipp: Je nach Geschäftsszenario, in dem Sie die Gäste-Einladungen nutzen kann es Sinn machen, diese von einer zentralen Stelle im Unternehmen versenden und verwalten zu lassen, um den Aufwand insgesamt zu minimieren.
  4. Erteilen Sie die gewünschten Zugriffe, z.B. auf Communities, für Ihre Gäste.

Nun kann es zu folgenden Situationen kommen:

  • Der Gast hat die Einladungs-E-Mail angenommen, erinnert sich aber nun nicht mehr an sein Passwort.
    Für diesen Fall bitten Sie ihn, auf dem Anmeldebildschirm von IBM Connections Cloud ein neues Passwort anzufordern
  • Der Gast hat die Einladungs-E-Mail nicht bekommen oder nicht gesehen.
    Auch hier kann mit Eingabe der E-Mail Adresse auf dem Anmeldebildschirm von IBM Connections Cloud ein neues Passwort angefordert werden.
  • Sie möchten einen Gast aus dem System löschen.
    Dies erledigen Sie unter „Personen“ – „Eigene Kontakte“ – „Einladungen“ – „Angenommene Gast-Einladungen“. Klicken Sie auf den zu löschenden Kontakt und dann auf den Button „Entfernen“.
  • Sie möchten die E-Mail Adresse eines Gastes ändern.
    Auch dies erledigen Sie unter „Personen“ – „Eigene Kontakte“ – „Einladungen“ – „Angenommene Gast-Einladungen“, indem Sie den Kontakt bearbeiten.

Weitere Tipps im Umgang mit Gästen in der IBM Connections Cloud:

  • Fügen Sie Gäste, die Ihre Einladung angenommen haben, zu Ihrem Netzwerk hinzu. Damit können Sie z.B. die Berechtigungsvergabe in den Communities nicht nur über die E-Mail Adresse, sondern auch über den Benutzernamen erledigen. Und Zeit sparen…