Sie haben die Aufgabe, das nächste Meeting vorzubereiten und zu planen? Dazu benötigen Sie die Unterstützung ihrer Kollegen und müssen allen einzelne Mails verschicken, bekommen antworten und tun sich schwer den Überblick zu behalten?

Tipp: Starten Sie eine neue Aktivität und weisen Sie ihren Kollegen direkt in der Aktivität ihre Aufgabe zu.

Hat ein Kollege eine Frage, so kann er ein Kommentar erstellen.

Ist er fertig mir seiner Aufgabe, so kann er sein Ergebnis direkt in seiner Aufgabe verkünden und alle anderen Kollegen können es sehen (wenn nötig).

Hat er eine Datei zu seinem Ergebnis, so kann er diesen direkt in seine Aufgabe hochladen. Sie sparen eine Menge Mails und somit sehr viel Zeit.

Ist eine Aufgabe dringend zu erledigen, so können Sie die Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen.

Gibt es Informationen, die nicht alle sehen sollen, so können Sie einzelne Einträge als privat markieren.

Gibt es Aufgaben, die von beliebigen Personen erledigt werden können, so haben Sie die Möglichkeit die Aufgabe an ‚beliebige Personen‘ zuzuweisen, d. h. ein geteilte Aufgabe.

IBM_Connections-Cloud_Kennzahlen

Sie sind Admin und möchten wissen, wie oft ihre Community besucht wird oder welche Anwendung am attraktivsten ist? Diese und viele weiteren Kennzahlen können Sie ganz leicht ermitteln. hierzu müssen Sie ‚Administrator‘ > ‚Unternehmen verwalten‘ und dort bei den ‚Systemeinstellungen‘ auf ‚Kennzahlen‚. Nun können Sie eine Menge Informationen zu Ihrer Community ermitteln. Hier ist eine ausführliche Liste der Funktionen:

 

 

Aktivitäten

  • Aktivste Aktivitäten
  • Aktivste Anwendungen
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Aktivitäten
  • Anzahl neuer Aktualisierungen
  • Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird

 

Blogs

  • Aktivste Anwendungen
  • Aktivste Blogs
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Blogs
  • Anzahl der neuen Eintragskommentare
  • Anzahl der neuen Einträge
  • Anzahl neuer Aktualisierungen
  • Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird

 

Lesezeichen

  • Aktivste Anwendungen
  • Aktivste Lesezeichen
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Lesezeichen
  • Anzahl neuer Aktualisierungen

 

Communitys

  • Aktivste Anwendungen
  • Aktivste Communitys
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Statusaktualisierungen
  • Anzahl neuer Aktualisierungen
  • Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird

 

Dateien

  • Aktivste Anwendungen
  • Aktivste Dateien
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen Personen, denen gefolgt wird
  • Anzahl der eindeutigen Personen, die Dateien geteilt haben
  • Anzahl der eindeutigen Personen, die Dateien heruntergeladen haben
  • Anzahl der eindeutigen Personen, die ihr Profil aktualisiert haben
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der eindeutigen heruntergeladenen Dateien
  • Anzahl der neuen Dateien
  • Anzahl der neuen Statusaktualisierungen
  • Anzahl neuer Aktualisierungen
  • Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird

 

Foren

  • Aktivste Anwendungen
  • Aktivste Foren
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Foren
  • Anzahl der neuen Forenantworten
  • Anzahl der neuen Forenthemen
  • Anzahl neuer Aktualisierungen
  • Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird

 

Homepage

  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher

 

Ideen-Blog

  • Aktivste Anwendungen
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Ideen
  • Anzahl der neuen hochgestuften Ideen
  • Anzahl neuer Aktualisierungen

 

Profile

  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen Personen, denen gefolgt wird
  • Anzahl der eindeutigen Personen, die ihr Profil aktualisiert haben
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Statusaktualisierungen
  • Anzahl neuer Aktualisierungen

 

Wikis

  • Aktivste Anwendungen
  • Aktivste Wikis
  • Anzahl der Besuche
  • Anzahl der eindeutigen Mitwirkenden
  • Anzahl der eindeutigen authentifizierten Besucher
  • Anzahl der neuen Wiki-Seiten
  • Anzahl der neuen Wikis
  • Anzahl neuer Aktualisierungen
  • Inhalte, denen am häufigsten gefolgt wird

IBM-Connections_Cloud_Eingebundene-UmfrageSie möchten wissen, welches Mineralwasser Ihre Mitarbeiter am liebsten trinken, um zu vermeiden, dass zum Beispiel die Sorte rot immer übrig bleibt?

Tipp: Erstellen Sie in ihrer IBM Connections Cloud Community eine Umfrage und holen Sie die Meinung ihrer Kollegen ein. So wissen Sie bei der nächsten Bestellung, von welcher Sorte Sie mehr und von welcher weniger bestellen sollten.

Um das Ganze visuell darstellen zu können, können Sie die Anwendung ‚Eingebundene Umfrage‘ in ihre Community hinzufügen. Nachdem Sie der Anwendung die gewünschte Umfrage zugeweisen haben, sehen Sie das aktuelle Ergebnis als Kreis- bzw. Tortendiagramm dargestellt.

Zur Erstellung eigener Umfragen, müssen Sie in der Community zunächst die App Umfrage aktivieren. Danach wählen Sie in der linken Navigationsleiste „Umfragen“ aus.

  • Sie werden nach dem Namen für ihre Umfrage gefragt.
  • Über den Button ‚Frage hinzufügen‘ können Sie die von Ihnen gewünschte Frage einfügen.
  • Dabei können Sie die Antwortarten wählen. Dies kann von einem Datum bis zu einem kleinen Text reichen.

Wenn Sie mit dem Einfügen ihrer Fragen fertig sind, können Sie die Umfrage Speichern und Starten.

Sie haben ein Meeting gestartet und möchten, dass alle Teilnehmer ihr Bildschirm sehen?

Tipp: Zur Teilnahme an Besprechungen ist keine zusätzliche Software erforderlich, d. h. die Teilnehmer müssen nichts installieren. Aber einige Funktionen, wie z. B. Bildschirm teilen, Screenshots erstellen oder die Teilnahme an Telefonkonferenzen, werden durch das Installieren eines Plug-ins aktiviert. Wenn Sie als Präsentator ihr Bildschirm oder eine bestimmte Datei mit den Teilnehmern teilen möchten, benötigen Sie das Plug-in.

Meetings-Plug-in installieren: Über einen Desktop Installer installieren

Sie wollten in der IBM Connections Cloud ein Meeting organisieren, haben die Meetings Anwendung gestartet und suchen vergeblich nach der Videofunktion? Standardmäßig kann es sein, dass ihre Audio-/Videorichtlinien für Besprechungen nicht so gesetzt sind wie Sie das brauchen. Ihre Audio-/Videorichtlinien für Meeting können Sie bei ‚Kontoeinstellungen‘ , ‚Kontoeinstellungen‘ editieren. Anschließend können Sie mit einem Klick auf ‚Chat und Meetings‘ bei ‚Audio-/Videorichtlinien für Besprechungen‘ die Einstellungen anpassen. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:

  • Video und VoIP-Audio inaktivieren (Standardeinstellung)
  • Video und VoIP-Audio aktivieren
  • Nur VoIP-Audio aktivieren (Video inaktiviert)

IBM_Connections_Cloud_Meetings

Sie werden ständig nach der aktuellen PowerPoint Vorlage gefragt oder müssen wöchentlich Meeting-Protokolle per Mail verschicken?

Tipp: Informieren Sie Ihre Kollegen, dass die aktuellen Dateien in Ihrem IBM Connections Profil zu finden sind, bzw. dass Sie künftig das Protokoll in der Wiki speichern werden. Jeder Ihrer Kollegen ist darüber informiert, an welchem Ablageort er das jeweilige Protokoll finden kann und Sie sparen sich eine Menge E-Mails. Zusätzlich können diese Ergänzungen vornehmen, indem sie das Protokoll bearbeiten bzw. kommentieren.

Im folgenden Video erfahren Sie mehr über IBM Connections Wikis:

 

Sie suchen nach einer Funktion, wie Sie in der IBM Connections Cloud Meetings planen bzw. Besprechungen organisieren können? Sie möchten für den nächsten Montag um 11.00 Uhr ein Meeting ansetzen und dazu Ihre Kollegen oder Kunden im Voraus per E-Mail einladen?

In der IBM Connections Cloud hat jeder Account eine feste Meeting-ID die sich nicht ändert, d. h. Sie haben immer die gleiche URL über die Sie in den Meetingraum gelangen. Sie haben die Möglichkeit Teilnehmer, die ein Connections Account besitzen, per E-Mail einzuladen. Diese Funktion gibt es aber leider nicht, wenn Sie Gäste – sprich Teilnehmer ohne ein IBM Connections Account – per E-Mail einladen möchten.

Tipp: Bereiten Sie eine E-Mail mit Ihrem festen Meetingraum-Link vor und speichern Sie diese. Nun können Sie diese Mail immer wieder bei der Planung eines neuen Meetings verwenden und müssen künftig lediglich Tag und Uhrzeit in Ihrer Mail anpassen.